Rechnungsstellung in der Schweiz: Gesetzliche Vorgaben & Anforderungen

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile: Sie sparen Zeit und Kosten, sind umweltfreundlich und rechtssicher.

Vorteile elektronischer Rechnungen

• Zeitersparnis: Kein Postweg – die Rechnung ist sofort beim Empfänger.

• Kostenreduktion: Papier-, Druck- und Portokosten entfallen.

• Umweltfreundlichkeit: Reduzierter Papierverbrauch.

• Sicherheit: Einfache Archivierung und schnelles Auffinden.

Mit Numarics lassen sich diese Anforderungen effizient umsetzen, da alle wichtigen Daten automatisch erfasst und korrekt formatiert werden. Die Rechnungen können direkt in der App erstellt und mit wenigen Klicks an Kunden versendet werden. Dank Automatisierung und Archivierung behältst du den Überblick und erfüllst mühelos gesetzliche Vorgaben.

Welche Angaben sind auf einer Schweizer Rechnung wichtig?

Für eine korrekte Rechnung in der Schweiz müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, besonders wenn es um steuerliche Abzüge geht. Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die auf jeder Rechnung enthalten sein sollten:

Name und Adresse des Lieferanten / Rechnungsstellers

– Der vollständige Firmenname inklusive Namens und rechtlicher Form (z. B. AG, GmbH) und die Adresse des Rechnungsstellers.

MwSt.-Nummer (VAT-Nr.)

– Bei Mehrwertsteuerpflicht muss die gültige MwSt.-Nummer des Rechnungsstellers angegeben werden. Seit dem 1. Januar 2014 ist die MwSt.-Nummer offiziell als Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MWST im Einsatz (z. B. CHE-123.456.789 MWST).

Name und Adresse des Kunden / Rechnungsempfängers

– Die exakten Angaben des Empfängers, damit die Rechnung zugeordnet werden kann.

Datum der Rechnung

– Der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird.

Beschreibung der Produkte/Dienstleistungen

– Eine klare und verständliche Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte.

Zeitraum der erbrachten Leistung

– Falls zutreffend, sollte der Leistungszeitraum (z. B. Monat oder Datum) angegeben werden.

Betrag und MwSt.

– Der Rechnungsbetrag sowie der angewandte MwSt.-Satz und der ausgewiesene Steuerbetrag. Falls keine Mehrwertsteuer anfällt, muss der Hinweis "ohne MwSt." oder "steuerbefreit" erfolgen.

Rechnungsnummer

– Es ist von Vorteil, wenn jede Rechnung eine einmalige Rechnungsnummer hat, die zur Identifizierung dient.

Zahlungsbedingungen

– Zahlungsziel und Bankinformationen, z. B. IBAN-Nummer oder QR-Rechnung, sollten aufgeführt sein.

Referenznummer oder Bestellnummer

– Bei Bedarf kann eine Referenznummer zur Zuordnung ergänzt werden (z. B. bei Projekten).

Corporate Identity
- Das Firmenlogo oder ein einheitliches Branding sollte auf der Rechnung ersichtlich sein, um die Corporate Identity zu stärken und die Wiedererkennbarkeit zu gewährleisten.

Bemerkungen

• Die Rechnung sollte Kontaktinformationen wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer enthalten, damit Kunden bei Fragen schnell Unterstützung erhalten können.

• Ein Hinweis auf die AGB oder relevante vertragliche Vereinbarungen kann Missverständnisse vermeiden und rechtliche Sicherheit bieten.

• Falls relevant, sollten Skonto- oder Rabattangaben aufgeführt werden, um den Kunden einen Überblick über mögliche Preisvorteile zu geben.

• Ein Dankesschreiben oder eine persönliche Note am Ende der Rechnung kann die Kundenbeziehung stärken und einen positiven Eindruck hinterlassen.

Schritte zur Erstellung einer elektronischen Rechnung

1. Software auswählen: Nutze eine zuverlässige Lösung wie Numarics, um den Prozess zu vereinfachen.

2. Rechnungsdaten eingeben: Erfasse alle relevanten Informationen.

3. Rechnung erstellen und prüfen: Überprüfe die Angaben auf Richtigkeit.

4. Versand der Rechnung: Versende die Rechnung per E-Mail.

5. Archivierung: Speichere die Rechnung sicher in der Cloud.

Elektronische Rechnungen sind für moderne Unternehmen ein Muss. Sie optimieren Prozesse und sorgen für mehr Effizienz. Mit Numarics bist du für diesen Schritt bestens gerüstet. Steige jetzt ein und profitiere von den Vorteilen digitaler Rechnungen!

Um den Prozess Schritt für Schritt zu sehen, schau dir unser Invoicing-Video auf YouTube an und leg los mit Numarics!