Buchhaltung der Zukunft: Belege via App einscannen und automatisch buchen lassen

22 October 2021

Für viele Selbstständige ist die Buchführung ein notwendiges Übel und mit hohen Kosten für einen Treuhänder verbunden. Wer sich dazu entschliesst, die Buchführung selbst zu übernehmen, musste sich bisher mit einer handelsüblichen Buchhaltungssoftware arrangieren.

Dann sammelt und sortiert man nicht nur Belege und Rechnungen, man verbucht sie auch selbst über diese Software in die entsprechenden Bilanz- und Erfolgsrechnungskonti. Ob nun ein Treuhänder oder der Gründer selbst mit der Buchhaltungssoftware bucht: Jede einzelne Buchung dauert üblicherweise eine Minute - ohne die Buchungsvorbereitung (Beleg sammeln, sortieren, evtl. einscanne, welche ein vielfaches dieser Zeit in Anspruch nimmt). Das heisst, dass für jeden Beleg relativ viel Zeit investiert werden muss.

Numarics bietet mittels künstlicher Intelligenz nun die Möglichkeit für das «Buchen ab Beleg». Dieses Konzept fügt sich nahtlos in den Lebensstil der GründerInnen von heute ein – natürlich papierlos.

Mit Numarics steht dir eine intelligente Lösung zur Verfügung, die für dich als digitaler Treuhänder fungiert. Du fotografierst den Beleg und numarics erledigt den Rest. Erfahre mehr über die innovative Lösung von Numarics und was sie von einer gängigen Buchhaltungssoftware unterscheidet.

Welche Optionen stehen dir bei der Buchhaltung zur Verfügung? 

Die Pflicht zur Buchführung sorgt dafür, dass dies für dich als Selbstständiger ein dauerhaftes Thema ist. Gerade für EinzelunternehmerInnen, KMU und FreiberuflerInnen ist die Buchhaltung eine ständige Belastung.

Nur grössere Unternehmen verfügen über die Ressourcen, eine eigene Abteilung mit mehreren Mitarbeitern für die Buchhaltung einzusetzen. Wusstest du aber, dass du diese Ressourcen selbst dann nicht benötigen wirst, wenn dein Start-up ein weltweites Imperium wird? Smarte Algorithmen machen es möglich.

Es gibt verschiedene Varianten, wie GründerInnen und UnternehmerInnen kleiner bis mittlerer Betriebe die Aufgabe der Buchführung lösen. Nur wenige übernehmen die Buchhaltung in Eigenverantwortung. Die meisten setzen einen Treuhänder ein. Er übernimmt die laufende Buchführung, erstellt Abschlüsse, erledigt die Lohnbuchhaltung und kümmert sich um die Steuern. 

Dennoch bist du nicht vollkommen von den Aufgaben der Buchführung befreit. Belege sammeln und sortieren sowie die Übergabe an den Treuhänder gehören nach wie vor zu den regelmässigen Aufgaben. 

Die digitale Buchführung hat sich in den vergangenen Jahren etabliert. Dabei handelt es sich jedoch um Programme, die dich nur dabei unterstützen, dir jedoch nicht die eigentliche Buchführung abnehmen. Die meisten Unternehmen machen ausserdem weiterhin eine klassische papierbasierte Buchführung. Viele Belege und Rechnungen existieren in Papierform, sodass Aktenordner immer noch zur Buchhaltung gehören. 

Numarics bietet nun ein neuartiges Konzept und nutzt die technischen Möglichkeiten des 21. Jahrhunderts und verändert die Art der Buchführung. Mit unserem Ecosystem wird die Buchführung ganz einfach. Du führst damit deine Bücher ohne grossen Zeit- und Arbeitsaufwand. 

Was macht das Numarics Ecosystem so besonders?  

Zunächst einmal ist Numarics keine Buchhaltungssoftware. Vielmehr ist die Plattform der Zugang zu deinem vollständigen digitalen Treuhänder. Numarics automatisiert und digitalisiert weite Bereiche der Buchhaltung immer aber unterstützt durch echte Treuhänder, Wirtschaftsprüfer und Finanzexperten.

Dies erstreckt sich über alle Bereiche der Buchhaltung – vom Verbuchen von Rechnungen über die Kontrolle des Bankkontos bis zur Lohnbuchhaltung. Numarics ist dabei in der Lage, Vorgänge selbstständig und automatisch zu bearbeiten. Dies gelingt durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz. 

Dies sind die Kernvorteile der automatisierten Buchhaltung von Numarics:  

  • Komfort
  • Einfachheit in der handhabung
  • Kurze Reaktionszeiten dank lernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz 
  • Sicherheit, dank menschlicher Kontrolle der Buchhaltung durch Numarics’ Finanzexperten
  • Big Data gestützte Analysen und Prognosen 

Wie verbessert künstliche Intelligenz die Buchführung mit Numarics? 

Durch künstliche Intelligenz ist es möglich, einen hohen Grad an Automatisierung zu erreichen. Die Lösung ordnet Zahlungen, Rechnungen und andere Vorgänge automatisch zu. Hierbei kommen Algorithmen zum Einsatz, die lernfähig sind. Somit steigen die Präzision und die Fähigkeiten des Systems mit laufender Nutzung. Auf diese Weise automatisiert Numarics deine Buchhaltung zunehmend. 

Die verschiedenen Bausteine von Numarics 

Numarics ist im Gesamtpaket - eine All-in-One-Lösung. Das Ecosystem bringt somit alle Funktionen mit, die du für die Führung deines Unternehmens benötigst. Alle administrativen und kaufmännischen Aufgaben kannst du an Numarics übergeben. 

Dank dieser Eigenschaft kannst du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Die vielen Stunden, die jeden Monat für die Buchhaltung notwendig sind, reduzieren sich auf ein Minimum. 

Gleichzeitig liefert dir Numarics wertvolle Informationen wie stetig aktuelle Zahlen und Daten zu deinem Unternehmen sowie wertvolle Prognosen. Somit hast du jederzeit einen guten Überblick über den Stand deines Geschäfts. Dies erleichtert die Planung für die Zukunft sowie die Entscheidungsfindung. 

Dies ist jedoch noch lange nicht alles, was Numarics leistet. Neben der reinen Buchführung sind diese Funktionen mit dem Ecosystem von Numarics verfügbar: 

Die Dokumentenverwaltung von Numarics in einer sicheren Cloud

In der Schweiz legt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) strenge Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten fest. Dies schränkt die digitale Dokumentenverwaltung ein. So bestimmen Obligationenrecht und Geschäftsbücherverordnung, dass bei digitaler Archivierung eine Signatur und ein manipulationssicherer Zeitstempel vorhanden sein müssen. 

Aus diesem Grund machen viele kleine Unternehmen weiterhin eine klassische Buchhaltung mit Aktenordnern. Dies führt dazu, dass die Buchführung noch komplexer wird. Denn ein anderer Teil der Bücher wird digital geführt. Fehlen jedoch die Möglichkeiten zur Umsetzung der Geschäftsbücherverordnung, ist eine vollständig digitale Buchführung nicht realisierbar. 

Mit unserer Lösung für die Dokumentenverwaltung sorgen wir für Abhilfe. Dieser Teil der Anwendung, die DocuBox, ist mit einer Scan-Funktion kombiniert. Auch das Abfotografieren mit dem Smartphone ist möglich. Alle Arten von Belegen scannst du ein und überträgst sie an Numarics. Demnächst versieht Numarics die Dokumente mit den gesetzlich vorgeschriebenen Signaturen. Somit erfüllst du die gesetzlichen Auflagen. 

Mit einem Klick fügst du dem Beleg dann einen Tag hinzu. Innerhalb kurzer Zeit lernt die App über Algorithmen und kann diese Tags auch selbstständig zuordnen. So ist eine Kategorisierung möglich, beispielsweise als Rechnung oder als Quittung. Alle Dokumente sind in der Cloud gespeichert und direkt an allen wichtigen Orten im System verfügbar. Dazu gehört auch die mobile App von Numarics.

Die weitere Bearbeitung der relevanten Dokumente für die Buchführung übernimmt Numarics. So verbucht as innovative FinTech Rechnungen ebenso korrekt wie Quittungen. So einfach ist die digitale Dokumentenverwaltung mit Numarics. 

Die Lohnbuchhaltung mit Numarics 

Wer Angestellte beschäftigt, kennt den Aufwand mit der Lohnbuchhaltung. Viele KMU geben diese Aufgabe deshalb an einen Treuhänder ab. Die Alternative ist, die Abrechnungen selbst zu erstellen. Hierfür ist entsprechendes Wissen notwendig. Ausserdem sind die Steuern und Sozialabgaben zu berücksichtigen. 

Mit dem Modul für die Lohnbuchhaltung vereinfachst du diese Prozesse. Auch einen teuren Treuhänder für die Lohnbuchhaltung benötigst du nicht mehr. Das System erstellt automatisch die Lohnabrechnungen für deine Mitarbeitenden. Du hinterlegst nur die Eckdaten wie den Stunden- oder Monatslohn und einige weitere Angaben. 

Numarics erzeugt dann alle notwendigen Dokumente automatisch. Dazu gehören die Lohnabrechnungen sowie die jährlichen Lohnausweise. Auch die Fristen für die Sozialabgaben überwacht das System und erstellt die entsprechenden Formulare. Die abgerechneten Löhne werden automatisiert als Lohnkosten in der Buchhaltung verbucht.

Rechnungen und Offerten mit Numarics verwalten

Gerade bei kleinen Unternehmen gibt es oftmals keine digitale Lösung für die Verwaltung von ausgehenden Rechnungen. Somit erstellst du deine eigenen Rechnungen höchstwahrscheinlich mit Excel oder einer dritten Software. Diese Lösungen sind jedoch nicht in die Buchführung integriert. Deshalb muss immer ein Abgleich zwischen der Buchhaltung und offenen Rechnungen erfolgen. 

Dies erzeugt eine Menge zusätzlicher Arbeit. Gleichzeitig entstehen dabei schnell Fehler.

Numarics bringt daher ein Modul für Offerten und Rechnungen mit. Um für den notwendigen Umsatz zu sorgen, ist es wichtig, dass du deine Rechnungen zeitnah erstellt. Das kannst du mit Numarics von überall aus tun - mit dem integrierten Tool für Kundenrechnungen. Numarics erinnert dich dann auch daran, für eventuell offene Ausstände eine Erinnerung an deine Kunden zu senden - natürlich auch ganz bequem via der Numarics Mobile App.

Im Modul hinterlegst du auf Wunsch Rechnungsvorlagen. Dies beschleunigt die Rechnungserstellung. Per Mail verschickst du die Offerte direkt an deinen Kunden. Nimmt der Kunde die Offerte an, wirst du benachrichtigt. Später kannst du die Offerte in eine Rechnung umwandeln. Das System vergibt automatisch eine Rechnungsnummer und hinterlegt die Rechnung in der digitalen Dokumentenablage.  

So hast du Offerten sowie eingehende und ausgehende Rechnungen immer im Blick. Es gibt nur noch ein einziges System, das den gesamten Zyklus vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung abdeckt.

Eingehende Rechnungen scannst du, legst sie in der digitalen Dokumentenverwaltung ab und kennzeichnest sie als Rechnung. Dann tauchen sie im Rechnungsmodul auf. So kannst du ein Zahlungsziel nicht mehr verpassen und vermeidest unangenehme Mahnungen oder sogar zusätzliche Kosten. 

Das System erfasst automatisch die wichtigsten Daten der Rechnung. Auf die gleiche Weise erstellst du Offerten und eigene Rechnungen im System. Hierbei erfasst das System die wichtigsten Fakten der Rechnungen. Dazu gehören: 

  • Rechnungsdatum und Fälligkeit 
  • Rechnungsbetrag 
  • Mehrwertsteuer 
  • Kontakt des Kunden oder Lieferanten 
  • Kontoinformation 

Mit dem Modul Cockpit den Überblick behalten 

Präzise Daten über den Stand deines Unternehmens sind wichtig für die Planung. Wächst dein Unternehmen, wird es immer komplizierter, einen genauen Überblick zu haben. Ausstehende Rechnungen und Zahlungseingänge sowie Steuern machen es schwer, die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen. Dies erschwert damit auch die zielgenaue Planung der Höhe von Rücklagen oder Investitionen.

Mit Numarics sind diese Daten jederzeit auf einem aktuellen Stand. Das Modul Cockpit & Cashflow analysiert die zur Verfügung stehenden Informationen aus dem System. Diese Daten werden dir unmittelbar nach der Verbuchung in Echtzeit präsentiert. 

Ebenfalls erstellt numarics für dich die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Das System wird erweitert, um ausserdem anhand der vorliegenden Daten eine Prognose für die Zukunft zu erstellen. Dadurch wirst du frühzeitig erkennen, wie sich deine Liquidität und der Reingewinn entwickeln. 

Numarics ist mehr als ein automatisches System

Der Kern von Numarics ist die smarte Plattform, die deine Buchführung übernimmt. Doch Numarics ist noch viel mehr. Wir unterstützen dich auch mit unserem Expertenteam.

Hast du Fragen oder Probleme bei der Unternehmensgründung, mit Steuern oder rechtlichen Angelegenheiten, kannst du dich direkt an uns wenden. Für diese Situationen steht dir bei Numarics ein Team von Experten sowie ein grosses Netzwerk zur Verfügung.

Kontakt kannst du per Chat, Videocall oder Telefon aufnehmen. Benötigst du Hilfe, dann vereinbare einfach direkt über die App einen Termin.

Vorteile von Numarics gegenüber einer klassischen Buchhaltung oder einem Treuhänder

Mit Numarics ersetzt du einen Treuhänder und erleichterst deine Buchhaltung. Der Zeitaufwand sinkt deutlich, sodass du dich auf deine Kernaufgaben im Unternehmen fokussieren kannst. 

Das Ecosystem von Numarics reduziert ausserdem Fehlerquellen. Erfasste Rechnungen behält das System im Blick und erinnert dich an Fristen. Gleiches gilt für Steuern und Sozialabgaben, welche für die erledigt werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Numarics in Echtzeit arbeitet. Dank dieser Eigenschaft hast du immer einen präzisen Überblick über deine Geschäftsdaten. Wer mit einem Treuhänder zusammenarbeitet, erhält oftmals erst mit dem Jahresabschluss präzise Daten. Dieser ist meist erst mehrere Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres fertiggestellt. 

Das sind die Vorteile von Numarics gegenüber anderen Lösungen: 

  • vollständig digitale Buchhaltung inklusive Dokumentenverwaltung 
  • jederzeit Einblick in aktuelle Geschäftsdaten 
  • minimierter zeitlicher Aufwand bei der Buchführung 
  • mobiler Zugriff auf alle Geschäftsdaten 
  • papierloses Büro
  • Finanzexperten in Griffnähe

Für wen ist Numarics geeignet? 

Wir von Numarics haben unsere Plattform speziell für die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen konzipiert. Alle Unternehmen, die keine eigene Buchhaltungsabteilung besitzen, profitieren vom Einsatz von Numarics. Dazu gehören Freiberufler, Start-ups und Inhaber kleiner bis mittlerer Unternehmen. 

Hast du Interesse an Numarics und unserer Lösung? Nutze einfach unser Kontaktformular, falls du weitere Fragen hast. Wir helfen dir umgehend und fachkundig weiter.

Kristian Kabashi
Bussiness Operations
Deutsch
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